Llamadas perdidas: reservas de hotel que se escapan

Estás con una sábana bajera a medio poner en la habitación del segundo piso y el móvil suena en el bolsillo del delantal. Cuando consigues sacarlo, ya ha colgado. Ese número desconocido era alguien que quería dormir en tu casa este fin de semana. Las llamadas perdidas son reservas de hotel que nunca llegan a tu calendario, y casi nunca te enteras de cuántas son.

En un alojamiento pequeño, quien hace las camas, quien sirve los desayunos y quien coge el teléfono suelen ser la misma persona. Y el teléfono no espera a que termines.

Por qué se pierden tantas llamadas en un alojamiento pequeño

No es dejadez. Es que el trabajo de un hostal, una casa rural o un hotel familiar no se hace sentado detrás de un mostrador. Se hace subiendo escaleras, en la cocina, en la lavandería o en el coche, de camino a comprar.

Las llamadas suelen llegar justo en los peores momentos:

• A media mañana, cuando estás con las salidas y la limpieza de habitaciones.
• A la hora de comer o de cenar, si además tienes restaurante o das cenas.
• Por la noche y de madrugada, cuando alguien planea su escapada desde el sofá.
• Los domingos y festivos, que es cuando la gente tiene tiempo para organizar viajes.

Lo que de verdad te cuesta una llamada sin contestar

El huésped que llama y no consigue hablar contigo rara vez deja mensaje en el buzón. Marca el siguiente número de la lista o abre una plataforma de reservas y lo resuelve en dos minutos. Si reserva por ahí, aunque acabe en tu casa, pagas comisión; si reserva en otro sitio, ni eso.

Y no solo se escapan reservas nuevas. Una llamada perdida también puede ser alguien que quería cambiar fechas, avisar de que llega tarde o preguntar por el parking. Si nadie le responde, llega con mala cara, o no llega, y eso acaba notándose en las reseñas.

Luego está el coste que no sale en ninguna cuenta: el estrés de tener el teléfono siempre encima, devolver llamadas a desconocidos sin saber qué querían, y la sensación de que nunca terminas de estar a lo que estás.

Cómo evitar perder reservas por teléfono, paso a paso

Antes de pensar en ninguna herramienta, hay cosas que puedes hacer desde hoy mismo para dejar de perder tantas reservas por las llamadas perdidas del hotel.

1. Haz la cuenta de ayer

Abre el registro de llamadas de tu teléfono y cuenta cuántas se quedaron sonando ayer, y cuántas la semana pasada. Muchos dueños se llevan una sorpresa. Ponerle número a tu caso es lo que te dice si tienes un problema pequeño o uno que te está vaciando habitaciones.

2. Detecta tus horas críticas

Fíjate en a qué horas se acumulan las llamadas sin contestar. Si casi todas caen entre las diez y la una, sabes que el problema es la limpieza; si caen de noche, el problema es que no puedes estar disponible las 24 horas, y es normal que no puedas.

3. Ten escritas las respuestas de siempre

Precios por régimen, horario de check-in, si se admiten mascotas, si hay parking, cómo llegar. Son las mismas preguntas una y otra vez. Tenerlas por escrito te ahorra tiempo en cada llamada y te permite contestar igual de bien aunque estés cansado o con prisa.

4. Devuelve las llamadas rápido y con orden

Si no puedes coger una llamada, devuélvela en cuanto termines lo que estás haciendo, no al final del día. Cuanto más tardas, más probable es que esa persona ya haya reservado en otro sitio. Apunta en una libreta o en el móvil a quién has llamado y qué te pidió.

5. Abre la puerta del WhatsApp

Mucha gente prefiere escribir antes que llamar, y un mensaje puede esperar unos minutos sin que el huésped se vaya. Pero ojo, que el WhatsApp también se descontrola: si te suena familiar, mira estas señales de que los mensajes de WhatsApp se te están escapando.

6. Decide quién contesta cuando tú no puedes

Aquí está la decisión de fondo. Tienes varias opciones, cada una con su parte buena y su parte mala:

• Desviar el fijo a tu móvil: no pierdes la llamada de vista, pero sigues teniendo que soltar lo que estás haciendo.
• Contratar a alguien solo para recepción: la solución clásica, pero cubrir todas las horas del día con personal es caro para un alojamiento pequeño.
• Un servicio externo de atención telefónica: atiende por ti, aunque tienes que explicarle bien tu casa y no siempre conoce tu disponibilidad al momento.
• Una recepcionista con inteligencia artificial: contesta a cualquier hora, consulta tu disponibilidad y deja la reserva apuntada, sin que tengas que coger el teléfono.

Cómo lo resuelve MobiRoom: una recepcionista con IA que coge tus llamadas

MobiRoom, la recepcionista con IA para alojamientos, está pensada justo para ese momento en que tienes las manos ocupadas y el teléfono no para. Esto es lo que pasa cuando un huésped llama a tu alojamiento:

1. MobiRoom coge la llamada, con tu número de siempre. A cualquier hora: a las tres de la tarde o a las tres de la madrugada.
2. Mira la disponibilidad real de tus habitaciones y da el precio según el régimen y el número de personas.
3. Resuelve sus dudas: parking, mascotas, horario de check-in… y también las de tu restaurante, si lo tienes. Responde con la información que tú le has dado sobre tu casa, sin inventarse nada.
4. Cierra la reserva y la deja apuntada en tu panel. Al huésped le llega un WhatsApp con la confirmación y el enlace de check-in online, que sirve también para el check-in de un grupo.
5. A ti te llega un aviso por Telegram con el resumen de la llamada.

Mientras tanto, tú no has soltado lo que estabas haciendo.

Teléfono y WhatsApp, desde el mismo sitio

MobiRoom no solo coge llamadas: también contesta los WhatsApp de tu alojamiento, con la misma información de disponibilidad y precios. Y si te escribe un huésped extranjero, por WhatsApp también responde en inglés.

Tú sigues teniendo el control

Que conteste MobiRoom no significa que te quedes a ciegas. En tu panel ves todas las conversaciones y puedes escuchar el audio de las llamadas. Ves las reservas en un calendario y puedes crear, cambiar o cancelar cualquiera a mano.

Si además vendes en otras plataformas y no quieres que nadie confirme por su cuenta, MobiRoom puede funcionar en modo prerreserva: apunta la petición y te avisa al momento para que seas tú quien la acepte o la rechace.

Un caso real: Hostal Restaurante Piedra, en Limpias (Cantabria)

El Hostal Restaurante Piedra tiene 16 habitaciones y un restaurante, así que conoce bien eso de tener el teléfono sonando mientras sale un plato de la cocina. MobiRoom ha atendido sus 234 llamadas en 21 días: unas 11 al día, con una duración media de 69 segundos.

Más de 200 llamadas en tres semanas que ya no han dependido de que alguien estuviera libre para descolgar. Una de ellas fue la de un huésped que quería una habitación doble para celebrar su cumpleaños: MobiRoom lo felicitó, le dio opciones, le contó si daban cenas y le pasó los precios por régimen. Reserva cerrada y confirmada por WhatsApp. Puedes escuchar esa llamada completa en la web de MobiRoom.

Si te preocupa cómo reacciona el huésped al hablar con una máquina, en este artículo lo contamos sin rodeos: ¿de verdad el cliente nota cuando le responde una máquina?

Cuánto cuesta

Hay tres planes, todos sin permanencia:

• Básico, 99 €/mes + IVA: atención por teléfono y WhatsApp las 24 horas, reservas y panel de control.
• Fidelización, 149 €/mes + IVA: todo lo del Básico, más la ficha de clientes y las herramientas para que vuelvan.
• Completo, 199 €/mes + IVA: todo lo anterior, más el envío automático del parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES y las facturas con Verifactu.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cambiar el número de teléfono de mi alojamiento?

No. MobiRoom coge las llamadas con tu número de siempre, el que ya tienen tus huéspedes, tu web y tus tarjetas. Tus clientes siguen llamando al mismo sitio.

¿Qué hace MobiRoom exactamente cuando llama un huésped?

Contesta la llamada, consulta la disponibilidad real de tus habitaciones, da el precio según régimen y personas, resuelve dudas como el parking, las mascotas o el horario de check-in, y deja la reserva apuntada en tu panel. El huésped recibe la confirmación por WhatsApp con el enlace de check-in online y tú, un aviso por Telegram.

¿Y si vendo también en plataformas de reservas?

Puedes usar el modo prerreserva: MobiRoom recoge la petición del huésped y te avisa al momento para que tú la confirmes o la rechaces. Así decides tú y evitas vender una habitación que ya está ocupada por otro canal.

¿Contesta también los mensajes de WhatsApp?

Sí. MobiRoom contesta los WhatsApp de tu alojamiento con la misma información de disponibilidad y precios que da por teléfono, y por WhatsApp también puede responder en inglés.

¿Cuánto cuesta y hay permanencia?

Hay tres planes: Básico por 99 €, Fidelización por 149 € y Completo por 199 € al mes, más IVA. No hay permanencia y puedes probarlo 7 días gratis sin poner la tarjeta.

Prueba a no perder ni una llamada esta semana

Haz la cuenta de ayer: ¿cuántas llamadas se quedaron sonando? Cada una puede ser una habitación vacía este fin de semana. Si quieres que el teléfono deje de depender de que tengas las manos libres, prueba MobiRoom 7 días gratis, sin tarjeta. Tú a lo tuyo; el teléfono, para MobiRoom.