Parte de viajeros SES.HOSPEDAJES: envíalo sin teclear

El parte de viajeros SES.HOSPEDAJES, otra vez a última hora

Son las once de la noche, acaba de llegar la última pareja y tú estás en el mostrador copiando un DNI letra a letra. Mañana toca repetirlo con la familia de la habitación 4, que viene con dos críos y un abuelo. El parte de viajeros SES.HOSPEDAJES es de esas tareas que nadie ve, pero que se come un buen trozo de tu semana.

En este artículo te explicamos por qué se hace tan pesado, cómo organizarlo mejor aunque no uses ninguna herramienta y cómo dejar de teclearlo por completo.

Por qué el registro de viajeros se hace tan cuesta arriba

Si alojas a huéspedes en España, ya sea en un hostal, una casa rural, un apartamento turístico o un hotel pequeño, tienes que comunicar sus datos al Ministerio del Interior a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES. Hasta ahí, nada nuevo. El problema está en cómo se hace en la mayoría de alojamientos pequeños.

Los datos llegan tarde y mal

Lo habitual es pedir el documento en la llegada. El huésped viene cansado, con maletas, a veces de noche, y quiere subir a la habitación. Tú tienes que pedirle documentos, a veces también los de sus acompañantes, y apuntar lo que falta: dirección, teléfono, relación entre los viajeros... Y si hay cola detrás, peor.

Teclear lo mismo dos veces

Muchos dueños apuntan los datos en papel o en una hoja y luego los pasan a SES.HOSPEDAJES. Es decir, el mismo trabajo dos veces, con el riesgo de equivocarte en un número de documento o en una fecha de nacimiento. Un error así obliga a revisar y corregir, y vuelta a empezar.

Lo que te cuesta de verdad

• Tiempo: cada parte son minutos, y los minutos se suman cada semana, sobre todo en temporada alta o con grupos.
• Atención al huésped: mientras tecleas, no estás atendiendo el teléfono ni preparando la habitación.
• Estrés: esa sensación de tener algo pendiente que no puedes olvidar, incluso en tu día libre.
• Una mala primera impresión: nadie disfruta esperando en recepción mientras le copian el carné.

Si te suena, no estás solo. Es uno de esos papeleos que se cuelan en las horas que deberían ser de descanso, como contamos en el artículo sobre el papeleo que se come el tiempo de un negocio pequeño.

Cómo hacer el parte de viajeros más rápido, paso a paso

Aunque no contrates nada, puedes quitarle mucha pesadez al registro de viajeros cambiando el orden de las cosas. Esto es lo que funciona:

1. Ten el alta en SES.HOSPEDAJES lista y las credenciales a mano. Usuario, contraseña y los códigos de tu establecimiento, guardados en un sitio seguro y que sepa encontrar quien te sustituya. Parece obvio, pero perder diez minutos buscando la contraseña es muy común.
2. Pide los datos antes de la llegada, no en el mostrador. Cuando confirmes la reserva, manda al huésped un mensaje pidiéndole los datos. Por WhatsApp suele responder antes que por correo.
3. Usa siempre el mismo formulario con todos los campos. Identidad, nacionalidad, dirección, contacto y, si viajan juntos, la relación entre ellos. Si pides los datos a trozos, acabarás persiguiendo al huésped por lo que falta.
4. Piensa en los grupos desde el principio. Que la persona que reserva pueda dar los datos de todos sus acompañantes de una vez te ahorra perseguir a cada uno.
5. Comprueba el documento en persona al llegar. Si ya tienes los datos, en recepción solo tienes que mirar que todo cuadra. Es un momento, no un trámite.
6. Envía con una rutina fija. Elige un momento del día para mandar los partes pendientes y no lo dejes a la memoria.
7. Guarda el justificante de cada envío. Si algún día te preguntan, tenerlo ordenado te evita sustos.

Con esto ya ganas tiempo. Pero sigues tecleando: pasas los datos del formulario a SES.HOSPEDAJES a mano. El siguiente paso es que eso también desaparezca.

El parte de viajeros con MobiRoom: tú no rellenas ninguno

MobiRoom, la recepción digital para alojamientos turísticos, se encarga del camino completo del parte, desde la reserva hasta SES.HOSPEDAJES. Son cuatro pasos y tú no rellenas ninguno:

1. Entra la reserva por teléfono, WhatsApp o web.
2. El huésped recibe por WhatsApp un enlace de check-in online al confirmarse la reserva.
3. Rellena sus datos desde el móvil, sin foto del DNI. Si viene acompañado, se incluyen también sus acompañantes: el check-in de grupo está pensado para eso.
4. Con el plan Completo, MobiRoom envía el parte a SES.HOSPEDAJES a partir de ese check-in. Y el PDF del parte queda guardado en tu panel.

Qué te queda a ti en recepción

Cuando el huésped llega, tú lo verificas en persona, sin escáneres ni cámaras. Ya no copias nada: miras, compruebas y le das la llave. La llegada pasa de trámite a bienvenida.

Control sin tener que perseguir nada

• Registro de cada envío para consultarlo cuando quieras desde el panel.
• Aviso si un envío falla o necesita que lo mires, para que no te enteres tarde.
• El PDF del parte descargable como respaldo.
• Tus credenciales de SES.HOSPEDAJES se configuran una vez en el panel y se guardan cifradas.

Huéspedes extranjeros y grupos

Si recibes mucho turista de fuera, el mensaje de WhatsApp con el enlace también puede ir en inglés. Y con el check-in de grupo, la familia de cinco o la cuadrilla de amigos no se convierte en cinco trámites separados.

Y la factura, con los mismos datos

El plan Completo también incluye facturas con Verifactu. Los datos que el huésped deja en el check-in sirven para su factura, así que tampoco tienes que volver a pedirle la dirección ni el documento.

Qué plan incluye el envío automático a SES.HOSPEDAJES

Conviene dejarlo claro: el envío automático del parte a SES.HOSPEDAJES y las facturas con Verifactu están solo en el plan Completo. Estos son los planes:

• Básico, 99 €/mes + IVA: atención por teléfono y WhatsApp a cualquier hora, motor de reservas y panel de control.
• Fidelización, 149 €/mes + IVA: todo lo del Básico más ficha de clientes, memoria del huésped que repite y cuidado de las reseñas.
• Completo, 199 €/mes + IVA: todo lo anterior más el check-in con envío del parte a SES.HOSPEDAJES y la facturación con Verifactu.

Todos son sin permanencia, y puedes probarlo 7 días gratis sin poner tarjeta.

Menos papeleo, más tiempo para lo que importa

El parte no es lo único que te roba la recepción. En el Hostal Restaurante Piedra, en Limpias (Cantabria), con 16 habitaciones, el asistente de MobiRoom atendió 234 llamadas en 21 días: unas 11 al día, con una duración media de 69 segundos. Más de 200 llamadas en tres semanas que, de otro modo, alguien habría tenido que coger mientras hacía otra cosa.

Esa es la idea de fondo: quitarte de encima lo repetitivo, ya sea coger el teléfono o teclear partes, para que tu tiempo vaya a los huéspedes. Si lo que más te preocupa son las llamadas que no llegas a coger, te lo contamos en llamadas perdidas: reservas de hotel que se escapan.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el parte de viajeros y quién tiene que enviarlo?

Es la comunicación de los datos de tus huéspedes al Ministerio del Interior. La tienen que hacer quienes ofrecen alojamiento: hoteles, hostales, casas rurales, apartamentos turísticos, campings... Se envía a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta la sede electrónica del Ministerio.

¿Qué datos se piden en el parte de viajeros SES.HOSPEDAJES?

Los datos de identidad de cada viajero (nombre, documento, nacionalidad, fecha de nacimiento), su dirección y contacto, datos relacionados con el pago de la reserva y, si viajan juntos, la relación entre ellos. Por eso conviene pedirlos con un formulario completo antes de la llegada.

¿El huésped tiene que mandarme una foto del DNI?

Con el check-in online de MobiRoom, no. El huésped rellena sus datos desde el móvil, sin foto del DNI, y tú lo verificas en persona cuando llega a recepción.

¿Qué plan de MobiRoom envía el parte a SES.HOSPEDAJES?

Solo el plan Completo, que cuesta 199 €/mes + IVA. Incluye el check-in con envío del parte a SES.HOSPEDAJES, el PDF del parte en tu panel y las facturas con Verifactu. No tiene permanencia y puedes probar MobiRoom 7 días gratis sin tarjeta.

¿Funciona con grupos y con huéspedes extranjeros?

Sí. El check-in de grupo permite incluir a los acompañantes, y el WhatsApp con el enlace de check-in también puede enviarse en inglés.

Deja de teclear partes esta misma semana

Si cada semana pierdes horas copiando DNIs y pasando datos a SES.HOSPEDAJES, no hace falta que sigas así. Deja que el huésped rellene sus datos desde el móvil y que el parte llegue solo a su sitio.

Prueba MobiRoom 7 días gratis, sin tarjeta, y comprueba en tu propio alojamiento cuánto tiempo recuperas.