Verifactu en alojamientos turísticos: factura sin líos
Son las once de la mañana y el huésped de la habitación 4 te pide la factura «a nombre de la empresa, por favor». Abres el programa de reservas para ver las noches y el desayuno. Luego abres el de facturación y copias nombre, NIF, dirección e importes mientras otro cliente espera en el mostrador. Si llevas un hostal, una casa rural o unos apartamentos, esta escena te sonará. Y con Verifactu en los alojamientos turísticos, esa forma de trabajar con dos programas que no se hablan se vuelve más delicada.
En este artículo vemos qué implica Verifactu para un alojamiento pequeño, qué problemas da facturar a mano o con un programa aparte y cómo ordenar el proceso para que la factura salga de la reserva sin teclear lo mismo dos veces.
Por qué facturar al huésped se convierte en un rato de oficina
En la mayoría de alojamientos pequeños, la reserva y la factura viven en sitios distintos. La reserva está en un calendario, en una libreta o en un programa de gestión. La factura, en un programa de contabilidad, en una plantilla de Word o en el talonario de toda la vida.
Ese salto entre herramientas tiene un coste que casi nadie mide:
- Tiempo perdido copiando datos. Nombre, documento, dirección fiscal, fechas, noches, extras… Todo lo que ya tenías en la reserva lo vuelves a escribir.
- Errores que luego hay que corregir. Un número del NIF mal puesto o una noche de menos, y toca hacer una factura rectificativa.
- IVA mal desglosado. El alojamiento y otros servicios pueden llevar tipos de IVA distintos. Si lo metes todo en una sola línea, la factura no refleja bien lo que has cobrado.
- Numeración que se descuadra. Cuando facturas desde varios sitios o varias personas del equipo, es fácil saltarse un número o repetirlo.
- Facturas que no aparecen cuando te las piden. El cliente de empresa que te reclama una copia semanas después, o tu gestoría al cerrar el trimestre.
Nada de esto es grave por separado. El problema es que se repite con cada huésped que pide factura, y suele pillarte en el peor momento: con gente en recepción, el teléfono sonando y las habitaciones por preparar.
Qué es Verifactu y qué cambia para los alojamientos turísticos
Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria que fija cómo deben funcionar los programas informáticos de facturación. La idea es sencilla: que cada factura que se emite con un programa quede registrada de forma que no se pueda alterar ni borrar sin dejar rastro, y que esos registros puedan enviarse a Hacienda.
Para un alojamiento, eso se traduce en unas cuantas cosas prácticas:
- El programa con el que facturas tiene que estar adaptado. No vale cualquier herramienta: tiene que cumplir los requisitos del sistema.
- Las facturas ya no se «retocan». Si te equivocas, no se edita ni se borra la factura: se hace una rectificativa o un abono, y queda constancia.
- La numeración tiene que ser correlativa y ordenada, por series si trabajas con varias.
- Cada factura queda registrada y puede comprobarse, lo que da más transparencia tanto a Hacienda como a tu cliente.
Afecta en general a hoteles, hostales, pensiones, casas rurales y apartamentos que emiten facturas a sus huéspedes con un programa. Si tienes dudas sobre tu caso concreto (por ejemplo, si llevas una vivienda de uso turístico y no sabes si estás obligado a facturar), lo más sensato es preguntarlo a tu gestoría, que conoce tu forma jurídica y tu actividad.
Cómo organizar la facturación de tu alojamiento, paso a paso
Uses la herramienta que uses, estos pasos te ahorran problemas con Verifactu y con el día a día de la recepción.
1. Haz inventario de cómo facturas hoy
Apunta dónde se crean tus facturas, quién las hace y con qué programa. Si hay más de un sitio (el portátil de recepción, el ordenador de casa, el talonario para emergencias), ya tienes el primer punto que ordenar. Cuantos menos sitios, menos errores.
2. Comprueba si tu programa está adaptado a Verifactu
Pregunta directamente a quien te da el programa de facturación si está preparado para Verifactu. Si facturas con una plantilla de texto o una hoja de cálculo, coméntalo con tu gestoría: es probable que te recomiende pasar a una herramienta adaptada.
3. Recoge bien los datos fiscales desde el principio
Muchos errores de factura vienen de datos incompletos. Aprovecha el momento del check-in para pedir lo necesario: nombre, documento de identidad y dirección fiscal completa (calle, código postal, municipio, provincia y país). Si el huésped viene por trabajo, pregúntale en ese momento si necesitará la factura a nombre de una empresa.
4. Desglosa el IVA por concepto
Separa en líneas distintas el alojamiento y los demás servicios que cobres. Así cada concepto lleva su tipo de IVA y la factura queda clara para el huésped y para tu contabilidad.
5. Fija tus series de numeración
Decide si usas una sola serie o varias (por ejemplo, una para facturas normales y otra para rectificativas) y no las cambies a mitad de año. Que la numeración la lleve el programa, no la memoria de nadie.
6. Ten un procedimiento para los errores
Con Verifactu, una factura emitida no se toca. Si hay un fallo, se emite una rectificativa o un abono, total o parcial. Que todo el equipo sepa cómo se hace, para que nadie tenga la tentación de «arreglarla» por su cuenta.
7. Guarda las facturas en un solo sitio
Que cualquier factura pueda encontrarse en segundos, en PDF y con su historial. Te lo agradecerán tu gestoría y el cliente que vuelve a pedirte una copia.
8. Reduce los saltos entre programas
Este es el paso que más tiempo ahorra. Si la reserva y la factura están en el mismo sitio, los datos no se copian: pasan de una a otra solos. Es la diferencia entre facturar en un momento o perder un buen rato en cada estancia.
Si el papeleo te come las tardes en general, no solo con las facturas, te puede interesar este artículo sobre las dos horas del domingo que te comen el papeleo.
Facturas con Verifactu en MobiRoom: de la reserva a la factura en el mismo panel
MobiRoom, el panel de gestión para alojamientos turísticos, está pensado justo para quitar ese salto entre programas. Las reservas, los huéspedes y las facturas están en el mismo sitio, así que no tienes que copiar datos de una herramienta a otra.
Qué puedes hacer al facturar
- Emitir la factura directamente desde una reserva, o agrupar varias reservas del mismo cliente en una sola factura. Si lo necesitas, también puedes añadir reservas de otro cliente al preparar la factura (útil, por ejemplo, cuando una empresa paga las estancias de varios trabajadores).
- Desglose de IVA por línea, para que el alojamiento y los demás servicios lleven cada uno su tipo.
- Numeración correlativa por serie, configurable para tu alojamiento.
- Rectificativas y abonos, totales o parciales, cuando algo hay que corregir.
- PDF de la factura generado y guardado automáticamente, con historial completo para consultar o descargar cualquier factura cuando la necesites.
- Datos fiscales del cliente rellenados automáticamente desde el check-in: documento y dirección fiscal completa, sin volver a teclearlos.
- Comunicación de la facturación a la Agencia Tributaria conforme a Verifactu, para que esa parte no la tengas que resolver por separado.
El check-in y la factura, conectados
Aquí está buena parte del ahorro. En el plan Completo, el huésped recibe un enlace para completar sus datos antes de llegar, tú lo verificas en persona en recepción y MobiRoom envía el parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES de forma automática. Esos mismos datos son los que luego alimentan la factura. Si quieres ver cómo funciona esa parte, lo contamos en cómo enviar el parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES sin teclear.
Un solo panel para el día a día
Además de facturar, desde el mismo panel ves el calendario de ocupación, creas o modificas reservas y consultas la ficha de cada huésped con su historial de estancias. Puedes entrar desde el móvil o el ordenador, y tu personal de recepción puede acceder con un PIN, sin necesidad de tener su propio correo.
MobiRoom ya funciona en un alojamiento real. En el Hostal Restaurante Piedra, en Limpias (Cantabria), con 16 habitaciones, el asistente de MobiRoom atendió 234 llamadas en 21 días, unas 11 al día, con una duración media de 69 segundos. Es la misma idea aplicada al teléfono: que las tareas repetitivas no dependan de que alguien esté libre en ese momento.
Qué plan incluye la facturación con Verifactu
La facturación con Verifactu y el envío automático del parte a SES.HOSPEDAJES están en el plan Completo, por 199 €/mes + IVA. Hay otros dos planes, Básico (99 €/mes + IVA) y Fidelización (149 €/mes + IVA), pero estas dos funciones solo vienen en el Completo. Ninguno tiene permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Verifactu y afecta a mi alojamiento turístico?
Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria que regula cómo deben funcionar los programas de facturación, para que las facturas queden registradas y no puedan alterarse sin dejar rastro. Afecta en general a los alojamientos que emiten facturas a sus huéspedes con un programa informático. Si no tienes claro si tu caso está incluido, consúltalo con tu gestoría.
¿Puedo seguir haciendo las facturas a mano o con una plantilla?
Verifactu se centra en los programas informáticos de facturación. Si facturas con una plantilla de texto o una hoja de cálculo, lo recomendable es hablarlo con tu gestoría, porque normalmente lo más seguro es pasar a una herramienta adaptada al sistema. Además, te ahorrarás los errores de copiar datos a mano.
¿Qué hago si me equivoco en una factura ya emitida?
No se edita ni se borra. Lo correcto es emitir una factura rectificativa o un abono, total o parcial, de forma que quede constancia del cambio. En MobiRoom puedes hacer rectificativas y abonos desde el propio panel.
¿Qué plan de MobiRoom incluye las facturas con Verifactu?
El plan Completo, por 199 €/mes + IVA. Incluye la facturación con Verifactu y el envío automático del parte de viajeros a SES.HOSPEDAJES. No tiene permanencia y puedes probar MobiRoom 7 días gratis sin tarjeta.
Pruébalo 7 días gratis
Si cada factura te obliga a abrir dos programas y copiar los mismos datos, hay una forma más tranquila de hacerlo: que la factura salga de la reserva, con el IVA desglosado, en PDF y con Verifactu. Un sitio para todo y menos ratos de oficina.
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